Les questions à se poser avant d’externaliser la saisie des données 

La saisie de données est une tâche courante et utile en entreprise. Elle permet d’effectuer des stockages numériques de diverses informations essentielles à la société. Il faut toutefois savoir que cette tâche est aussi très chronophage, si bien que bon nombre d’entreprises choisissent de les externaliser afin de permettre à leurs collaborateurs de se focaliser sur leur cœur de métier. Pour choisir le bon prestataire, voici quelques bonnes questions à se poser avant de procéder à l’externalisation de la saisie des données. 

Externaliser en France ou à l’étranger ?

Avec le développement du digital, on voit s’accroître sur le marché une multitude de prestataires de services proposant des offres d’externalisation de la saisie de données à l’étranger. En optant pour la saisie délocalisée dans un pays étranger, les entreprises clientes accèdent à des tarifs très abordables grâce à une main-d’œuvre peu coûteuse et tout aussi performante. Selon les pays, les coûts de prestation peuvent diminuer de 30 à 60 %.

Il faut toutefois savoir que choisir automatiquement le prestataire le moins cher n’est pas sans risque. Il est important que le partenaire sélectionné puisse apporter les garanties nécessaires en termes de sécurité des données, des serveurs hébergeant les données, des locaux, des postes de travail… En choisissant un prestataire en France, il sera plus facile de visiter les locaux de celui-ci et appréhender ses méthodes de travail.

Choisir un opérateur freelance ou une plateforme de saisie ?

Il existe sur le marché du digital un large choix de prestataires spécialisés dans l’externalisation de la saisie de données. On retrouve notamment, l’opérateur de saisie freelance et la plateforme de saisie en ligne. Que l’on choisisse l’un ou l’autre de ces types de prestataires, il est essentiel de tenir en compte leurs expériences dans le domaine de la saisie de données avant d’effectuer toute collaboration.

Pour le traitement de missions périodiques, faire appel à un opérateur de saisie freelance peut être plus avantageux en termes de tarifs étant donné qu’il est généralement payé à l’heure ou par projet. Lorsqu’il s’agit de missions régulières avec un plus grand volume de travail, le mieux est de recourir à une plateforme de saisie en ligne. Cette dernière dispose des ressources et des compétences nécessaires pour mener à bien ce travail.

Quelles sont les missions à confier à un prestataire externe en saisie de données ?

En fonction des besoins de l’entreprise cliente, il est possible de confier le traitement des missions de saisie de données de tous genres au prestataire de son choix. En effet, ce type de prestataire spécialisé dispose du personnel qualifié pour le traitement de la saisie de données pour les divers services de la société : service comptabilité et facturation, service marketing et commercial, le stock, etc.

De nombreuses solutions s’offrent aux entreprises qui souhaitent externaliser la saisie de leurs données. Selon leurs besoins, il est possible d’externaliser une partie ou la totalité de la saisie de données auprès du prestataire de leur choix. La société commanditaire peut par exemple externaliser le traitement de la saisie des données à faible valeur ajoutée et traiter en interne le traitement des données à forte valeur ajoutée, notamment les données concernant les informations confidentielles.

Quelles sont les clauses indispensables que doit contenir le contrat ?

Il faut toutefois noter que lors de la sélection du prestataire en saisie de données délocalisée, il est important de bien vérifier la partie contractuelle de la collaboration. Le contrat doit contenir les clauses classiques, concernant notamment, le délai de livraison, les pénalités en cas de retard, la procédure en cas de faillite, le service non rendu, etc.

Les clauses liées au traitement des données, comme la confidentialité des données, la propriété intellectuelle des données et la destruction des données après traitement doivent également figurés dans le contrat. Dans le cas où l’entreprise cliente ait des données sensibles à traiter, elle se doit de prendre les devants et se parer contre les éventuels litiges en s’assurant que les opérateurs de saisie du prestataire sous-traitant soient soumis au secret professionnel.